Informationen gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für die Anmeldung FRUIT LOGISTICA Maskottchenrennen
Datenschutz hat bei der Messe Berlin GmbH (im Folgenden „Messe Berlin“) hohe Priorität. Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung zur Veranstaltung und ergänzen die allgemeinen Datenschutzhinweise auf der Webseite der Messe Berlin. Für besondere Fälle der Datenverarbeitung gibt es ggf. separate Datenschutzhinweise.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO): Messe Berlin GmbH, Messedamm 22, 14055 Berlin, E-Mail: info@messe-berlin.de. Datenschutzbeauftragter: gemeinsamer Datenschutzbeauftragter der Messe Berlin GmbH (Anschrift: wie zuvor; E-Mail: datenschutz@messe-berlin.de).
2. Kategorien und Quellen der personenbezogenen Daten
Die Messe Berlin verarbeitet folgende personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dieser Veranstaltung: Anrede, Vorname, Nachname, Funktion, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie optional akademische Titel und Ehrentitel. Mit Ausnahme der optionalen Daten handelt es sich um Pflichtangaben, ohne die ein Besuch der Veranstaltung nicht möglich ist. Darüber hinaus wird der Status zur Anmeldung und Teilnahme sowie zugehörige Kommunikation verarbeitet. Die Messe Berlin erhält die Daten durch die Teilnehmer selbst oder im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Eigenveranstaltung sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen und von Listbrokern. Bei Veranstaltungen in Kooperation mit Verbänden und Partnern erhält die Messe Berlin Daten von Teilnehmern auch von ersteren.
Sofern Angaben für andere Personen (Dritte) vorgenommen werden oder deren Daten weitergeben werden, muss sichergestellt und zugesichert sein, dass die Weitergabe dieser Daten der Dritten an die Messe Berlin berechtigt ist, die Messe Berlin diese Daten zu den in Abschnitt 3 genannten Zwecken rechtmäßig verarbeiten darf und die betroffenen Personen ausreichend über die Verarbeitung der Daten der Person gemäß diesen Datenschutzhinweisen informiert wurden
3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Die Messe Berlin verarbeitet die personenbezogenen Daten gemäß Abschnitt 2 im berechtigten Interesse an der Organisation und Durchführung der Veranstaltung und optimalen Betreuung der Teilnehmer (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO). Aus organisatorischen Gründen erfolgt gegebenenfalls eine telefonische Kontaktaufnahme im Vorhinein der Veranstaltung.
Außerdem werden die Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere Aufbewahrungs- und Meldepflichten nach Abgabenordnung (AO), Gesellschafts- und Satzungsrecht, sonstigen Steuergesetzen und Handelsgesetzbuch (HGB) sowie EU-Verordnungen, dem Außenwirtschaftsgesetz (AWG) (Finanzsanktionen, Verbot der technischen Beratung, Hilfe oder Ausbildung, Beteiligungsverbot) und dem Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (GWG) wie insbesondere beim Abgleich von Geschäftspartnern bzw. deren wirtschaftlich Berechtigten mit gültigen Sanktionslisten (wie z.B. VO (EG) Nr. 881/2002) verarbeitet sowie für Prüfungen durch das Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer und Übermittlung von Daten nach der Gewerbeordnung (GewO) , denen die Messe Berlin GmbH bzw. die jeweilige Beteiligungsgesellschaft unterliegt (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (c) DS-GVO in Verbindung mit dem jeweiligen Gesetz). Des Weiteren werden die personenbezogenen Daten in Fällen von Sachzuwendungen (z.B. Bewirtungen, Veranstaltungen, Geschenke) zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen nach dem Einkommenssteuergesetz (EStG) und Sozialversicherungsrecht verarbeitet.
Sofern erforderlich, werden personenbezogenen Daten an zuständige Stellen/Behörden (insbesondere Polizei, Feuerwehr, Ordnungsamt sowie dem Sanitäts-/ und Rettungsdienst), aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung übermittelt (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (c) DSGVO).
4. Kategorien der Empfänger der Daten
Zur Ausführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten werden externe Dienstleister oder andere Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin eingesetzt (insbesondere für Kommunikationsmaßnahmen, Hosting, IT-Support, Ticketshop), die die personenbezogenen Daten im Auftrag der Messe Berlin verarbeiten (sog. „Auftragsverarbeiter“). Bei Veranstaltungen, die in Kooperation mit Verbänden oder Geschäftspartnern durchgeführt werden, werden die Daten auch an diese weitergegeben.
Soweit an einer Veranstaltung Personen teilnehmen, die dem besonderem Personenschutz durch das Bundeskriminalamt (BKA) oder das Landeskriminalamt (LKA) unterstehen (z.B. Verfassungsorgane des Bundes wie der Bundespräsident oder die Bundesregierung oder ausländische Gäste), kann es zu einer Überprüfung aller Veranstaltungsteilnehmer durch das BKA oder LKA kommen. Im Rahmen einer solchen Überprüfung können das BKA oder LKA Daten wie Name, Unternehmen/Organisation und Funktion von der Messe Berlin abfragen.
Bei Vorfällen, Störungen, Notfällen und Krisen werden Ihre Daten ggf. auch den (Mit-)Veranstalter, an die Polizei, Strafverfolgungsbehörden, Feuerwehr und Rettungskräfte, sonstige Behörden (z.B. das Gesundheitsamt) sowie die Betriebsfeuerwehr, den Sicherheits- und Ordnungsdienst sowie den Sanitätsdienst weitergeleitet. Intern werden die Daten ggf. den jeweiligen Projektleitungen, der Leit- und Sicherheitszentrale und anderen in das Notfall- und Krisenmanagement eingebundenen Bereiche der Messe Berlin offengelegt.
Eine Weitergabe der Daten an Behörden und öffentliche Stellen kann dann erfolgen, wenn die Messe Berlin hierzu rechtlich verpflichtet ist, sei es aufgrund von Gesetzen und Vorschriften (z.B. im Rahmen aufsichtsbehördlichen Verfahren) oder auf gerichtliche Anordnung, Beschluss, Urteil und dergleichen. Zur Einhaltung von steuer- und handelsrechtlichen Gesetzen und Vorschriften werden die personenbezogenen Daten an die Steuer- und anderen zuständigen Behörden und öffentlichen Einrichtungen weitergegeben. Zu den Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten gehören auch Gerichte und Rechtsanwälte im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten, rechtlichen Auseinandersetzungen sowie zum Zweck der Rechtsberatung und darüber hinaus Wirtschaftsprüfer.
5. Datenübermittlung in Drittländer
Einige der Gesellschaften der Unternehmensgruppe Messe Berlin, Partnerunternehmen bzw. Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogenen Daten bieten wie die EU, insbesondere aufgrund des Fehlens eines gesetzlichen Rahmens, unabhängiger Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe. Die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer erfolgt, soweit in Bezug auf das Drittland bzw. die Organisation ein Beschluss der Europäischen Kommission über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO) vorliegt und ansonsten vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DS-GVO, insbesondere die von der Europäischen Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 (c) DS-GVO und ggf. zusätzliche Maßnahmen, wenn nötig. Von den Garantien kann auf Anfrage (z.B. per E-Mail –Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben) eine Kopie erhalten werden.
6. Speicherdauer
Gespeicherte personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Soweit die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines berechtigten Interesses der Messe Berlin erfolgt, werden die betreffenden Daten nach Erhalt des Widerrufs der Einwilligung bzw. des Widerspruchs nicht mehr für den damit verbundenen Zweck verarbeitet und ggf. gelöscht, es sei denn es liegen gesetzliche Ausnahmetatbestände vor. Ungeachtet dessen werden die Daten, hinsichtlich derer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.
7. Datenschutzrechte
Zur Wahrnehmung der folgenden Rechte können betroffene Personen jederzeit den Verantwortlichen kontaktieren (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben).
Betroffenenrechte gemäß Art. 12-21 DS-GVO: Das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit sowie auf Einschränkung der Verarbeitung. Wenn eine Einwilligung erteilt wurde, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Widerspruchsrechte
Soweit die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses beruht, besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.
Des Weiteren kann jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung und Verwendung der Daten zum Zwecke der Werbung eingelegt werden. Die Newsletter enthalten zudem einen Abmeldelink.
Sofern eine betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, hat sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde ihrer Wahl (Art. 77 DS-GVO in Verbindung mit § 19 Bundesdatenschutzgesetz).